Épisode 2 : Offboarding, le départ d'un de vos salariés se prépare

Pour toute entreprise, le départ d'un collaborateur peut être un moment délicat à gérer. Pourtant, il représente une occasion unique de capitaliser sur le savoir interne et de faciliter la transmission des connaissances entre collègues. Bien préparé, le processus d‘offboarding peut être bénéfique tant pour le salarié qui quitte l'entreprise que pour ses collègues qui continueront à œuvrer au sein de celle-ci. 

Dans cet article, nous aborderons l’importance d’un processus de “offboarding”, pour préserver le savoir interne et de sa bonne transmission entre pairs, en mettant l'accent sur le rôle essentiel de la formation interne. Puis nous vous partageons les étapes essentielles qui vous permettront de réussir vos futurs offboarding et assurer une transition fluide entre vos équipes. 

Le offboarding : une opportunité de préserver le savoir interne

Lorsqu'un collaborateur quitte une entreprise, il emporte avec lui une multitude de compétences, d'expériences et de connaissances spécifiques à son poste et à l'organisation. Pour éviter une perte de savoir critique pour l’entreprise et la suite de ses projets, il est primordial d'anticiper et de préparer le processus de départ. Le "offboarding" représente une opportunité unique pour préserver le savoir interne, trop souvent méconnu ou implicite, le rendre accessible aux collègues restants est primordial pour assurer une transition fluide.

Formation interne : la clé de la transmission de savoir entre pairs

La formation interne joue un rôle essentiel dans le processus de transmission du savoir entre collaborateurs. Elle permet de structurer et de formaliser les compétences et les connaissances spécifiques détenues par le salarié sur le départ. 

En organisant des sessions de formation adaptées, les salariés restants pourront acquérir les connaissances nécessaires pour poursuivre les activités sans interruption majeure et limiter les risques de perte de productivité que pourrait engendrer un manque d’information. De plus, la formation interne orchestrée par l'apprentissage pair à pair, permet aux collaborateurs d’échanger et de partager leurs connaissances de manière collaborative en renforçant les liens dans les équipes.

Savoir interne : capitaliser et documenter pour l'avenir

Le savoir interne, souvent tacite, peut être capitalisé et documenté pour en assurer la pérennité au sein de l'entreprise. Les équipes RH et les managers jouent un rôle clé dans cette démarche. Ils doivent encourager les collaborateurs à partager leurs connaissances et leurs bonnes pratiques. La mise en place de solutions collaboratives, telles que des plateformes de partage de connaissances, facilite le processus de documentation et de collecte du savoir. Ces initiatives contribuent à créer une culture de partage et d'apprentissage au sein de l'entreprise.

Le mentorat : une approche gagnante pour la transmission du savoir

Le mentorat est une approche puissante pour faciliter la transmission du savoir entre collègues. En encourageant les interactions entre les collaborateurs expérimentés et les nouveaux arrivants, l'entreprise favorise la continuité des compétences et la création de liens solides au sein des équipes. Les mentorés bénéficient de conseils avisés et de retours d'expérience, tandis que les mentors renforcent leur expertise et se sentent valorisés pour leur contribution au développement des talents.

Réussir le "offboarding" pour préparer l'avenir

Pour réussir le "offboarding", une approche planifiée et structurée est essentielle. Voici les étapes clés pour préparer le départ d'un collaborateur de manière efficace :

• Anticiper le départ : Identifiez les départs potentiels et planifiez le processus en amont pour éviter les surprises et les perturbations majeures.
• Communiquer et impliquer : Informez l'équipe de la décision de départ et impliquez les collaborateurs concernés dans le processus de transmission du savoir.
• Identifier les compétences clés : Identifiez les compétences et connaissances spécifiques du salarié sur le départ afin de définir les priorités en matière de formation interne.
• Organiser des formations adaptées : Mettez en place des sessions de formation interne adaptées aux besoins des collaborateurs qui prendront la suite des missions, en favorisant les approches de pair à pair. 
• Documenter le savoir : Encouragez la documentation du savoir interne, le partage de bonnes pratiques sur une plateforme dédiée au partage des connaissances. 
• Faciliter le mentorat : Encouragez les échanges entre les collaborateurs expérimentés et les nouveaux arrivants pour renforcer la transmission du savoir.
• Évaluer et ajuster : Évaluez régulièrement l'efficacité du processus de "offboarding" et ajustez-le si nécessaire pour l'améliorer continuellement.

En conclusion, le "offboarding" représente bien plus qu'une simple transition entre un salarié qui part et un poste à pourvoir. C'est une occasion unique de préserver et de transmettre le savoir interne, véritable richesse pour l'entreprise. En adoptant une approche proactive et en valorisant la formation interne, les entreprises peuvent assurer la continuité de leurs activités tout en renforçant le développement professionnel de leurs collaborateurs. Le savoir interne devient ainsi un atout stratégique pour préparer l'avenir et assurer la pérennité de l'entreprise dans un monde en perpétuel changement.