Épisode 1 - Les 7 étapes clés pour réussir vos processus d’onboarding

Trop souvent encore, les entreprises ont tendance à privilégier la phase de recrutement et de sélection d’un candidat en dépit de la phase d’intégration. La période d’intégration est déterminante pour les nouveaux arrivants et pour l’entreprise. Un onboarding efficace est plus qu’une formalité administrative c’est l’opportunité de favoriser l’engagement, la productivité, fidéliser et encourager l’employé à rester dans l’entreprise sur le long terme. Pour garantir une intégration efficace, il est essentiel de suivre un processus structuré et réfléchi pour le candidat. 

Découvrez comment, en 7 étapes clés, vous allez pouvoir accompagner vos nouvelles recrues de leur premier jour à leur intégration complète et garantir une croissance durable pour votre entreprise. 

L’onboarding en entreprise, c’est quoi ? 

L'onboarding en entreprise, que l’on appelle également l’intégration professionnelle, désigne le processus stratégique et organisé pour accueillir et intégrer de nouveaux collaborateurs au sein de l’entreprise. 

C’est une étape cruciale qui vise à faciliter la transition entre le recrutement et l’intégration complète d’un nouvel arrivant dans la culture de l’entreprise et à la prise de son poste. 

L’onboarding va bien plus loin que le simple accueil traditionnel.  Il s’agit de créer une réelle expérience positive et mémorable pour l’arrivée de candidat, de sorte qu’il se sente rapidement intégré et le bienvenu dans l’entreprise. 

Cette étape essentielle permet de favoriser l’engagement et la productivité du nouvel arrivant dès le début de son parcours au sein de l’entreprise. Sur le long terme, mener une stratégie d’onboarding favorise la rétention des talents et limite ainsi le turn-over et les coûts associés au recrutement. 

Les 7 étapes pour un onboarding efficace 

Un onboarding réussi repose sur une planification minutieuse et l'application de processus bien structurés. Voici les 7 étapes essentielles pour assurer un programme d’onboarding efficace :

1 - Planifier un programme d’accueil en amont 

Avant l'arrivée du nouvel employé, il est primordial de préparer son intégration avec la mise en place d’un programme d'accueil détaillé. Cela implique de préparer son espace de travail, d'organiser ses outils de travail et l'équipement nécessaire, ainsi que de prévoir les sessions de formation interne et des réunions d'introduction avec les autres collaborateurs.

2 - Préparer un accueil personnalisé pour le jour J

Dès le premier jour, il est essentiel de faire sentir au nouvel arrivant, qu’il est attendu et bienvenu. L’équipe RH et le manager doivent accueillir chaleureusement le nouvel employé et faire en sorte de faciliter les interactions avec les autres collègues, autour d’un petit déjeuner d’accueil par exemple. 

Une communication claire concernant les détails pratiques tels que l'emplacement du lieu de travail, les horaires, le dress code, les contacts importants et les documents administratifs à remplir est primordiale.

3 - Présentation de l'entreprise et de la culture 

Il est nécessaire de prévoir du temps pour la présentation de l'entreprise,  la marque employeur, son histoire, ses valeurs, sa mission et ses objectifs. Présenter à un nouveau collaborateur, comment son travail contribue à la réalisation des objectifs globaux de votre entreprise lui permettra de mieux comprendre le fonctionnement de l’organisation et de s’y intégrer plus rapidement. 

4 - Formation au poste et à la culture d’entreprise

Préparer un programme de formation complet et structuré permet au nouvel employé de comprendre son rôle, ses responsabilités et les attentes liées à ses missions. 

Offrir des formations spécifiques au poste ainsi qu'une présentation des outils, processus et méthodes de travail utilisés dans l’entreprise permettent au nouvel arrivant de se sentir rapidement opérationnel et d'éviter les frustrations liées à un manque d'informations.

Pour faciliter l’accès à la formation interne et fournir des ressources qui soient disponibles et accessibles l’utilisation d’une plateforme de partage de connaissances peut s’avérer très efficace. Grâce à cet outil, l’apprenant peut suivre un parcours de formation personnalisé élaboré par son manager, sur les outils et les process incontournables de ses missions et approfondir ses connaissances quand il en ressent le besoin. 

5 - Introduction à l'équipe et aux collaborateurs

Les interactions sociales sont primordiales pour s’intégrer dans une entreprise. En présentant le nouvel employé à son équipe et aux différents collaborateurs avec lesquels il devra interagir régulièrement, ses relations seront facilitées. En identifiant rapidement les personnes expertes d’un domaine, le nouvel arrivant saura auprès de qui se rapprocher pour obtenir des informations plus détaillées. 

Il est aussi possible d’assigner un “buddy” à ce nouvel employé. Ce binôme formé avec une personne de référence, sera un point de repère pour le nouvel arrivant et pour l’aider à s’intégrer. 

6 - Fixation d'objectifs professionnels clairs

Dès les premières semaines, le nouvel arrivant aura accumulé beaucoup d'informations. Pour le guider, il est important de définir des objectifs spécifiques et mesurables pour ses missions et pour son équipe. Cela l'aidera à rester concentré et motivé tout en développant un sentiment d'accomplissement.

7 - Suivi et évaluation de l’intégration

La phase d’onboarding est déterminante pour la suite de la relation entre le candidat et le manager. Provoquer des points réguliers de suivis et donner des feedbacks constructifs permettent d’évaluer la progression du nouvel employé et de l'aider à s'améliorer. Le rôle clé du manager sera de l'accompagner dans sa montée en compétences en définissant avec lui, les points sur lesquels il doit se former et progresser. Le manager peut aussi lui soumettre un rapport d’étonnement suite à sa prise de poste pour connaître les points forts et les axes d’amélioration sur le process d’onboarding. 

En conclusion, dès qu’un processus de recrutement est terminé, s’enclenche la phase d’onboarding. 

Un onboarding réussi est un investissement essentiel et stratégique pour l'entreprise et le nouvel employé. En accordant une attention particulière à chaque étape du processus d’onboarding, de l’accueil chaleureux à l’intégration bien structurée avec un programme de formation interne clairement défini en fonction des objectifs, jusqu'au suivi personnalisé, vous contribuerez à créer une expérience positive qui favorisera la productivité et la rétention des talents dans votre entreprise.