Mettre en place un outil de partage des connaissances, par où commencer ?

La gestion des connaissances internes est devenue un élément essentiel de toute organisation. La capacité à partager efficacement les connaissances internes peut non seulement améliorer la productivité en stimulant le travail collaboratif et l’innovation, mais aussi renforcer la culture d'entreprise. 

Vous êtes convaincu de l’efficacité du partage de connaissances entre collègues et vous sentez prêt à le déployer au sein de votre entreprise ou de votre association ? Aujourd’hui, des outils facilitant la transmission du savoir existent et vous permettent de gérer efficacement vos connaissances internes. 

Dans cet article, nous allons explorer les étapes essentielles pour mettre en place un outil de partage des connaissances et vous aider à tendre vers une organisation apprenante.

Évaluer ses besoins et définir ses objectifs

La première étape cruciale pour mener à bien votre projet consiste à évaluer les besoins spécifiques de votre entreprise et de vos collaborateurs. 

Pour vous permettre de définir les attentes de vos collaborateurs et des objectifs clairs, nous vous recommandons d’axer votre réflexion sur 4 questions principales :

• Quelles informations et connaissances doivent être partagées au sein de votre entreprise ?
• Quels sont les problèmes ou les défis actuels en matière de gestion des connaissances que vous cherchez à résoudre ?
• Quels objectifs souhaitez-vous atteindre grâce à cet outil de partage des connaissances ?
• En cas d’interruption de travail imprévue (départ, arrêt maladie prolongé), quelles sont les informations essentielles à transmettre aux équipes pour assurer la continuité des opérations ? 

L'évaluation de vos besoins et la définition d'objectifs précis vous aideront à orienter vos choix, à planifier votre stratégie de formation et à en mesurer les résultats à l'avenir.

Choisir un outil en adéquation avec ses besoins et ses objectifs

Une fois que vous avez défini une vision claire de vos besoins et de vos objectifs pour l’ensemble de votre organisation, il est temps de choisir l'outil de partage des connaissances qui vous correspond le mieux. 

Il existe de nombreuses options sur le marché, chacune offrant différentes fonctionnalités et avantages. Au moment de faire votre choix, nous vous recommandons de prendre en compte les éléments suivants :

• la facilité d'utilisation de l'outil : vérifier l’expérience utilisateur pour les apprenants et pour les experts qui créent des contenus 
• le niveau de sécurité pour protéger les données sensibles
• la capacité de l'outil à gérer divers types de contenus (texte, images, vidéos, documents, etc.)
• le coût de l’implémentation de l’outil et du forfait mensuel / nombre d’utilisateurs
• l’intégration avec d'autres systèmes existants au sein de votre organisation

Le choix d'un outil en adéquation avec vos besoins et objectifs est essentiel pour garantir le succès de votre initiative en matière de partage des connaissances internes.

Définir les rôles et responsabilités des parties prenantes

Pour assurer une mise en œuvre efficace de votre outil de partage des connaissances, il est impératif de définir clairement les rôles et responsabilités des différentes parties prenantes. 

Identifiez les personnes et les équipes qui seront impliquées dans le processus de déploiement de l’outil pour former une équipe pilote, avec notamment :

• Les administrateurs de l'outil : ils sont responsables de la gestion régulière de la plateforme
• Les créateurs de contenu : les collaborateurs chargés de produire des informations pertinentes à partager. Tout collaborateur peut être amené à partager du contenu de formation ou des bonnes pratiques. Vous devrez vous baser sur l’évaluation des besoins pour identifier les collaborateurs experts qui ont des connaissances à transmettre et lister ensembles les connaissances à documenter
• Les gestionnaires de formation : les responsables de formation ou les ressources humaines chargés de l'organisation de sessions de formation en interne et du suivi de l’efficacité des formations
• Les managers : ils sont responsables de la participation de leur équipes et chargés d'encourager l'engagement des collaborateurs

Une répartition claire des tâches permettra d'assurer une utilisation efficace de l'outil et de minimiser les risques de conflits.

Commencer à créer et partager des contenus de formation

Une fois que vous avez choisi votre outil et désigné votre équipe pilote, il est temps de commencer à créer et à partager des contenus de formation. 

Ces contenus peuvent prendre différentes formes, notamment des documents, des vidéos, des guides, des procédures, des guides pratiques et bien plus encore. 

Commencez par lister les sujets de formation prioritaires et les experts motivés pour rédiger les contenus adaptés. 

Vous devez veiller à ce que le contenu soit bien structuré et facilement accessible pour les employés sur la plateforme.

Former et encourager les collaborateurs à participer

​​La réussite du déploiement de votre outil de partage des connaissances dépend en grande partie de la participation active des vos collaborateurs. Pour y contribuer, vous devez accompagner vos équipes vers une culture d’entreprise basée sur l’apprentissage collaboratif  : 

• Organisez des sessions de formation pour leur montrer comment utiliser l'outil de manière efficace et casser les freins au changement, à l’utilisation d’un nouvel outil
• Encouragez la collaboration en créant un environnement où les employés se sentent valorisés et récompensés pour leurs contributions
• Mettez en place des incitations, des récompenses ou des reconnaissances pour ceux qui partagent leurs connaissances et contribuent à faire vivre la plateforme
• Fournissez une assistance continue si nécessaire

Mesurer les résultats et ajuster les contenus en continu 

Enfin, n'oubliez pas de mesurer les résultats obtenus grâce à votre outil de partage des connaissances. Utilisez des indicateurs clés de performance (KPI) pour évaluer l'efficacité de l'outil, mesurer la participation au formations des employés et les avantages obtenus en analysant notamment :

• le nombre de participants à une formation 
• le taux de complétion des formations (le nombre d’apprenants ayant suivi une formation jusqu’à son terme)
• les feedback des apprenants  

Sur la base de ces données, ajustez votre stratégie en continu en fonction des commentaires et des données recueillies pour maximiser les avantages de votre outil de partage des connaissances au sein de votre organisation.

La mise en place d'un outil de partage des connaissances est un processus essentiel pour toute entreprise souhaitant améliorer sa gestion des connaissances internes et renforcer sa culture d'entreprise.

En suivant ces étapes, vous serez sur le bon chemin pour maximiser les avantages du partage des connaissances au sein de votre organisation. 

Finissez-en avec les heures perdues à rechercher une information sur une boîte mail ou à solliciter l’aide des collaborateurs pour revoir une procédure. Retrouvez les informations essentielles au bon fonctionnement de votre entreprise sur une seule et unique base de données accessible à tout moment. 

N'oubliez pas que le partage des connaissances est un processus continu. Investissez du temps et des ressources pour maintenir votre outil à jour et encouragez la participation active de vos employés.  

Nous vous invitons à consulter notre guide pratique de la formation interne, il vous accompagnera dans la mise en place votre projet en vous donnant les clés pour y parvenir de manière efficace et concrète.