Optimisez votre budget formation en devenant une organisation apprenante

En tant que dirigeant d’entreprise, parmi vos priorités, vous veillez à réduire les dépenses et optimiser les budgets. Et une des dépenses non négligeable concerne la formation de vos collaborateurs. 

La formation en entreprise, que ce soit pour accueillir un nouvel arrivant, former vos équipes à un nouvel outil, un nouveau processus ou bien pour faire monter en compétences vos salariés, cela peut vite vous coûter cher. 

Et vous n’êtes pas sans savoir que de négliger la formation peut être catastrophique pour votre organisation et générer des départs de collègues, le désengagement total de certains, la rétention d’information… Vos collaborateurs sont démotivés et cela peut aussi vous coûter cher en recrutement.

La formation vous aide à rester compétitif et attractif dans un environnement en constante évolution. 

Pour bien comprendre comment vous pourriez optimiser votre budget formation, nous allons passer en revue les différents éléments à prendre en compte dans le calcul des coûts. Vous allez apprendre à voir la formation comme l’un des plus importants investissements que vous puissiez faire pour votre organisation. Et enfin, découvrir les solutions digitales qui contribuent à réduire ces coûts tout en vous faisant gagner en efficacité.

Les coûts générés par la formation en entreprise

La formation en entreprise est par définition le processus d’acquisition de connaissances, de développement de compétences et de savoir-faire indispensables pour l'exécution d’une activité professionnelle dont peuvent bénéficier les salariés d’une organisation. 

Les coûts peuvent grandement varier selon la typologie de la formation choisie : intervenant extérieur, plateforme de e-learning, formation en interne ou sur un lieu extérieur… 

• Choix des intervenants : les entreprises engagent souvent des formateurs externes pour dispenser une formation car elles recherchent un spécialiste dans un domaine. Cela peut s’avérer nécessaire parfois, mais selon le sujet et la taille de votre entreprise, vous pouvez aussi faire intervenir un de vos collaborateurs, expert dans son domaine, qui sera disposé à partager ses connaissances et ses bonnes pratiques. 
• Choix du lieu de la formation : pour les entreprises qui optent pour une formation en extérieur, il faudra tenir compte des frais liés à la location de locaux, des équipements audiovisuels, des supports de formation, et parfois des frais de déplacement et d'hébergement pour les participants.
  À l'inverse, une formation en interne ou en ligne permet de réduire considérablement ce poste de dépense. 
• Gestion du temps : bien que la formation soit bénéfique pour les employés, pendant les sessions de formation, ils ne sont pas à leur poste de travail et cela peut entraîner une perte de productivité pour l’entreprise. Il faudra prendre en compte le nombre de jours de formation (nombre d’heures) x le nombre de salariés en formation x le taux horaire moyen d’un salarié pour évaluer le coût que cela représente. 
• Coûts liés à la documentation : la création de supports de formation, de manuels et de supports pédagogiques représente un investissement financier, entre 9 000 et 45 000€ pour une formation de e-learning. Des alternatives existent pour réduire ces coûts comme la co-création de contenus pédagogiques avec les experts de votre organisation.
• Coûts de gestion administrative : la gestion des inscriptions, des évaluations, et du suivi des formations opérés par les équipes formations ou les managers implique des coûts administratifs à prendre en compte.

De ces dépenses liées à la formation peuvent aussi découler d’autres frais plus difficiles à mesurer. Une stratégie de formation mal pensée, mal accompagnée, peut jouer en votre défaveur et pousser vos collaborateurs vers la sortie. On estime que le départ d’un collaborateur représente 6 à 9 mois de salaires perdus, parce que le collaborateur quitte la société avec ses connaissances, cela signifie recruter et former à nouveau. Alors qu’un collaborateur bien formé et épanoui dans son travail, est un collaborateur qui reste dans l’entreprise. 

Voir la formation comme un investissement stratégique

Pour optimiser votre budget de formation, il est impératif de changer votre perspective et de considérer la formation comme un investissement stratégique plutôt qu'une dépense. 

Voici quelques raisons pour lesquelles la formation est un investissement judicieux :

• Retour sur investissement à long terme : la formation renforce les compétences des employés, ce qui profite à l'entreprise sur le long terme. Les employés plus compétents sont souvent plus engagés et moins susceptibles de quitter l'entreprise. En vous souciant du bien-être et du développement professionnel de vos salariés, ils se sentent considérés et  vous favorisez la rétention. 
• Innovation et adaptabilité : les employés formés sont mieux préparés face aux changements du marché, ils développent leur créativité et cela favorise l'innovation, ce qui renforce la position de l'entreprise. Vous êtes capables de vous adapter rapidement afin de satisfaire les besoins changeants de vos clients.
• Amélioration de la productivité : des employés bien formés sont plus productifs, ce qui peut se traduire par une augmentation des ventes, de la qualité du travail, et de la satisfaction de vos clients.
• Conformité réglementaire : la formation permet de maintenir les connaissances à jour et de respecter les réglementations en vigueur, évitant ainsi des litiges et des amendes potentielles. 

En quoi une solution digitale vous aide à réduire les coûts

Il existe aujourd’hui des solutions digitales pour favoriser la formation interne en entreprise. Elles offrent de nombreux avantages pour réduire les coûts liés à la formation en entreprise. 

Voici comment ces plateformes de partage de connaissances vous aident à optimiser votre budget de formation :

• Formations en ligne : vous pouvez éliminer la nécessité de louer des locaux, d'acheter du matériel audiovisuel spécifique, et de couvrir les frais de déplacement. La formation se déroule en ligne directement depuis la plateforme. 
• Économie de temps : les formations en ligne permettent aux employés de suivre les cours à leur propre rythme, minimisant ainsi les pertes de temps de travail et d'organisation. 
  Nous savons aussi que pour un adulte, le temps de concentration maximum est de 90 min, et qu’il commence à décliner au bout de 25 min.. Alors mettre en place des formations courtes et activables rapidement permet d’optimiser le temps des apprenants et de rendre l’apprentissage plus efficace. 
• Contenu co-construit et réutilisable : les supports de formation sont co-rédigés depuis la plateforme par les experts de votre organisation. Ils peuvent être réutilisés pour former chaque nouvel employé, réduisant ainsi les coûts de création de matériel pédagogique.
• Suivi automatisé : les solutions digitales offrent des fonctionnalités de suivi automatique des parcours de formation des employés, ce qui réduit les coûts administratifs liés à la gestion manuelle des données.
• Accessibilité améliorée : les employés peuvent accéder aux formations en ligne de n'importe où, ce qui peut faciliter la gestion dans le cas de travail à distance en réduisant les frais de déplacement et d'hébergement.
• Plan de développement adapté : les plateformes de partage de connaissances en ligne permettent de personnaliser les parcours d'apprentissage, offrant ainsi une formation plus efficace et ciblée, optimisant ainsi le retour sur investissement.

En adoptant une solution digitale pour la formation, les entreprises peuvent non seulement réduire les coûts, mais également améliorer l'efficacité de leur programme de formation en devenant une organisation auto-apprenante. 

Les collaborateurs sont co-créateurs de contenus, ils proposent des sujets de formation, participent activement aux formations et font vivre la communauté apprenante directement depuis la plateforme.

Vous l’aurez compris, la formation en entreprise est un investissement stratégique qui doit être géré avec prudence pour optimiser son efficacité tout en minimisant les coûts. 

En considérant la formation comme un investissement, vous justifiez les coûts et mettez en avant les avantages à long terme pour votre entreprise. 

Chez Twelv, nous sommes fiers d’accompagner nos clients dans la transformation de leur dispositif de formation en apportant notre solution française facilitant la diffusion des savoirs en entreprise.